Nell’organizzazione e gestione di un evento, le hostess assumono un’importanza centrale. Sono loro, infatti, che accolgono i partecipanti, consegnano gadget e materiale informativo, seguono lo svolgimento dei lavori, rispondono alle richieste degli astanti che possono essere anche di diversa nazionalità.
Quando un’azienda, un’associazione o un privato intende organizzare un evento, non può prescindere dal prezioso supporto di queste figure. Ma perché sono così tanto importanti? Quali sono le mansioni e le caratteristiche che deve avere una hostess? In questo articolo cercheremo di rispondere a tutte queste domande!
Realizzazione di un evento: quello che c’è da sapere
Organizzare un evento è un’attività di primaria importanza per qualsiasi organizzazione che voglia offrire un valore aggiunto ai propri clienti, o in generale a tutti i soggetti coinvolti direttamente o indirettamente nella sua attività: i cosiddetti “stakeholders”. Tuttavia, non è affatto semplice gestire il processo che porta alla realizzazione dell’evento finale: bisogna procedere per fasi, e le figure coinvolte possono essere veramente tante!
La parola d’ordine quando si parla di un evento è solo una: organizzazione, organizzazione e organizzazione! Ogni iniziativa, infatti, richiede approcci e skills differenti, motivo per cui è necessario mettere all’opera diverse task force con diverse competenze e visioni. Di fondamentale importanza sono la coesione del team, la creatività e la capacità di affrontare un problema o un imprevisto in maniera efficace.
Ogni evento che si rispetti parte da un’attenta fase di ideazione, in cui tutte le idee, i temi, i servizi e le questioni di natura logistico-organizzativa vengono sviluppate. Si procede poi alla fase operativa che prevede la pianificazione e l’esecuzione del piano elaborato precedentemente. In questa fase rientrano a pieno titolo tutte le attività di project management, di marketing e comunicazione efficace che permettono di ottenere i risultati attesi in maniera puntuale ed efficiente. L’ultimo step prevede il cosiddetto “consultivo”, ossia un resoconto finale dettagliato, il cui obiettivo è quello di analizzare i risultati raggiunti, la soddisfazione del target e quali sono le ricadute positive, o negative, sul brand o sull’organizzazione che ha dato vita all’evento.
Tra una fase e l’altra, si inseriscono un’infinità di tante altre attività, che possono essere più o meno complesse a seconda della natura dell’evento e del pubblico a cui è destinato. In linea generale, qualsiasi evento, piccolo o grande che sia, deve sempre puntare sulle relazioni che si instaurano con il pubblico, e in questo ambito, giocano un ruolo primario proprio le hostess!
Le mansioni svolte dalle hostess nelle fiere
Negli eventi le hostess vengono solitamente addette all’accoglienza del pubblico, ma le mansioni di queste figure possono tante altre:
- Prima dell’evento può essere richiesto alle hostess di collaborare all’allestimento degli stand e alla preparazione della sala o dei locali che ospitano la manifestazione.
- All’inizio delle evento le hostess registrano le anagrafiche dei partecipanti e forniscono i badge di ingresso.
- Supervisionare lo svolgimento della manifestazione. Le hostess devono rimanere a disposizione durante tutta la durata della manifestazione, pronte ad intervenire tempestivamente in caso di necessità o a segnalare eventuali problemi.
- Accoglienza e assistenza clienti: devono saper dare tutte le informazioni necessarie ai vari ospiti sui programmi dell’evento e come saranno strutturate le specifiche giornate.
- Gestione del materiale informativo: devono essere in grado di distribuire e spiegare il materiale informativo e illustrativo redatto per l’evento.
- Saper orientare i partecipanti nelle attività di maggior interesse per loro, nonché fornire loro le indicazioni sui luoghi di svolgimento dell’evento.
- Assistenza agli ospiti durante le varie attività programmate.
- Al termine dell’evento, salutare i partecipanti e collaborare alle attività di chiusura, redigere attestati di partecipazione, somministrare questionari o altri strumenti rivelatori della soddisfazione del pubblico.
Come scegliere le hostess più adatte per il tuo evento
Le hostess sono in genere le prime persone con cui il nostro pubblico si interfaccia, ed è quindi importante saper selezionare con attenzione queste figure. Ci sono alcune caratteristiche “standard” che sono richieste alle hostess:
• Bella presenza e aspetto curato.
• Un altezza minima che generalmente si attesta intorno a 1,70 m.
• Conoscenza delle lingue straniere.
• Ottime capacità comunicative e relazionali.
• Predisposizione all’accoglienza e all’assistenza del pubblico.
• Capacità di problem solving e gestione dello stress.
• Disponibilità a lavorare anche nei weekend e nei giorni festivi.
Può non essere semplice trovar e selezionare delle hostess che soddisfino tutte queste condizioni, e per questa ragione sempre più aziende si rivolgono a dei professionisti in questi ambito. Le modelle e le hostess che fanno parte del nostro team sono attentamente selezionate e formate per lavorare in qualsiasi tipologia di evento e circostanza; alcuni particolari eventi dal richiamo più internazionale possono richiedere anche la presenza di alcuni interpreti di conferenza, siamo quindi in grado di offrirti un supporto completo per l’organizzazione e gestione di tutte le attività del tuo evento.
